A dúvida sobre como fazer um fluxograma costuma ser frequente no mundo corporativo. Isso porque, ainda que ele possa parecer uma metodologia específica para determinados cargos, é capaz de auxiliar qualquer profissional que busca se organizar e obter os melhores resultados.
Além disso, conhecer as técnicas de elaboração de um fluxograma poderá possibilitar maior gestão sobre os processos, e garantir um planejamento de carreira contínuo a partir do conhecimento e otimização do tempo e tarefas.
Sendo assim, a pauta de hoje é: como fazer um fluxograma. Confira abaixo como essa alternativa pode ajudar uma empresa a crescer e facilitar a gestão de qualquer ambiente de trabalho. Boa leitura!
Afinal, o que é um fluxograma?
Primeiramente, antes de entender como fazer um fluxograma, é importante saber seu conceito. Em resumo, o fluxograma é uma representação gráfica de um processo, sistema ou problema, onde se estabelece etapas ou módulos.
A palavra vem da fusão de fluxo com diagrama, o que significa que a proposta do fluxograma é criar um gráfico que explique ou represente um determinado padrão de acontecimentos ou fatos.
Em outras palavras, ele é uma ferramenta que permite a visualização ampla de uma situação ou caso. A partir de sua utilização, é possível uma análise mais minuciosa ou mesmo a correção de procedimentos falhos.
No ambiente corporativo, saber como fazer um fluxograma irá contribuir para uma tarefa mais assertiva, em menos tempo e com os melhores resultados.
O que considerar antes de criar um fluxograma
O primeiro fator antes da criação de um fluxograma diz respeito à sua necessidade. Ou seja, é imprescindível compreender qual representação ele terá e por qual motivo a sua criação irá acontecer.
Para quem busca o gerenciamento de tarefas, saber como fazer um fluxograma permitirá maior integração de diferentes etapas, serviços ou profissionais envolvidos em um processo.
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Após essa compreensão, o ideal é definir o início e o fim do projeto para o qual o fluxograma está sendo feito. Também considere qual o nível de detalhes é importante para que ele funcione de forma eficaz e com o menor número de gaps possíveis.
Por último, pense de que forma a representação será melhor vista. Ou seja, considere os conceitos de formas, cores e harmonia a fim de que a parte estética converse com o conteúdo.
Principais tipos de fluxogramas
Existem alguns tipos de fluxogramas para além dos que serão citados aqui. No entanto, separamos dois deles para aqueles que desejam facilitar o dia a dia na empresa onde trabalham.
De modo geral, com os exemplos que separamos, é possível construir fluxogramas para as mais diversas atividades. Acompanhe a seguir um pouco mais sobre eles.
Fluxograma de processos linear
Um fluxograma pode possuir processos contínuos e que precisam de constante atualização. Porém, o tipo mais comum é o fluxograma de processos linear que vai exatamente na contramão desse conceito.
Isso porque ele propõe que, para saber como fazer um fluxograma, você seja capaz de estabelecer início e fim para o processo em questão.
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Além disso, no fluxograma de processos linear, acrescenta-se os pontos de decisão durante o fluxo. Por exemplo, quando há retrabalho, redundâncias, gargalos ou problemas recorrentes no processo.
Fluxograma de processos funcional
Por sua vez, o fluxograma de processos funcional é muito comum quando não há restrições de áreas de atuação em um processo. Por exemplo, em equipes multidisciplinares, onde cada profissional se responsabiliza por uma etapa de um processo.
Dessa forma, esse recurso é utilizado para identificar os responsáveis de cada fase e conferir se existe algum gargalo ou problema que faça com o que o fluxo não caminhe regularmente.
Como fazer um fluxograma de processos
Não há uma forma única de montar seu fluxograma de processos, mas há conceitos básicos e informações que irão ajudar em sua construção.
Por isso, considere sempre:
- Conhecer os principais símbolos que podem ilustrar o fluxograma e o que cada um deles representa;
- Dividir o fluxograma a partir do que é necessário para que ele comece (início), o processo em si (meio) e o objetivo a se alcançar com ele (fim);
- Relacione todos os processos existentes em sua organização ou empresa, a fim de estabelecer a relação entre eles, inclusive de setores distintos;
- Busque objetividade no motivo da criação. Em outras palavras, não adianta saber como fazer um fluxograma se você não for capaz de entender para quê ele irá servir.
Softwares e sites que irão te ajudar na criação de um fluxograma
Existem vários programas, softwares e até aplicativos que podem auxiliar em como fazer um fluxograma eficaz. Tanto em versões gratuitas quanto pagas, o ideal é ter em mente as questões que abordamos antes da elaboração dele.
Ou seja, não é possível determinar qual a melhor maneira de montar seu fluxograma, mas há indicações que merecem recomendações pelo alto número de usuários.
Canva
O Canva é uma ferramenta muito popular entre designers profissionais e amadores para a edição de imagens e vídeos. E também é capaz de criar um fluxograma.
Isso porque através de sua utilização, é possível personalizar diferentes tipos de fluxogramas, com um variado esquema gráfico de cores, fontes e itens adicionais.
No aplicativo é possível encontrar mais de 20 tipos de gráficos profissionais na versão gratuita. Na versão paga, o Canva ainda permite o acesso a um banco exclusivo de ícones e imagens.
Excel
Essa possivelmente será a cara mais “conhecida” por todos aqui. Você pode encontrar alguns tutoriais na Internet que mostram como montar um fluxograma no “bom e velho” Excel.
Isso porque, em uma das suas funcionalidades voltadas para usuários mais avançados, é possível obter uma variedade de formas básicas. Por exemplo, setas, formas geométricas e linhas.
Você imaginaria que o programa que você possivelmente usa para dar baixa nas suas finanças seria capaz de tal proeza?
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DIA
O DIA (Diagram Editor) se difere dos demais até aqui por ser uma ferramenta voltada justamente para criação de fluxogramas.
Na internet também é possível encontrar uma série de tutoriais sobre como usar o aplicativo para tal função. Seu diferencial em relação ao Excel está no fato do DIA ser uma ferramenta de código aberto LINUX.
Ou seja, ela permite possíveis edições pontuais e personalizações mais assertivas e de acordo com a necessidade do usuário.
Microsoft Visio
Por fim, mas não menos importante, temos o Microsoft Visio. Com uma interface muito intuitiva, ele é capaz de criar fluxogramas básicos para serem utilizados no dia a dia da sua empresa.
De acordo com o desenvolvedor do Visio, com ele é possível acessar centenas de modelos de fluxogramas e organizar ideias que, a princípio, possam parecer complexas visualmente.
Conclusão
Saber como fazer um fluxograma e quais ferramentas podem potencializar a execução da tarefa é essencial para entender, analisar, modificar e estruturar diferentes processos empresariais.
Por isso, é importante o uso deste recurso como uma soft skill, uma vez que o uso adequado e sob diretrizes específicas de cada setor, permitirá melhoria no trabalho, otimização de processos e, claro, maior produtividade.
